Aarsleff Rail optimerar sin win-rate genom Shipleys analys av 7 anbud

Som en av Danmarks ledande leverantörer till Banedanmarks infrastrukturprojekt vinner Aarsleff Rail många anbud – men förlorar också några. Konkurrensen hårdnar i branschen och nya leverantörer försöker komma in på den danska marknaden. För att behålla sin ledande position behöver Aarsleff Rail fortsätta utveckla sin kompetens inom anbudsskrivning.

Aarsleff Rail ville få en extern bedömning av hur utvärderarna uppfattade företagets anbud och vilka delar som behövde förbättras. Målet var att stärka beskrivningarna av kvalitet och mervärden, få högre poäng i utvärderingen och vinna fler affärer. Företaget ville också sprida kunskapen i organisationen så att alla anbudsteam kunde använda den i kommande anbud.

Analysen utgick från Aarsleff Rails behov och utmaningar på den danska marknaden. Med BidBench® granskade Shipley sju tidigare inlämnade anbud och tillhörande utvärderingsrapporter. Analysen visade återkommande styrkor och brister inom bland annat organisation, arbetsmetoder och kvalitet, utifrån utvärderarnas kommentarer och poäng. Resultatet gav Aarsleff Rail ett konkret underlag för att förbättra beskrivningarna i kommande anbud.

Genom workshops med företagsledningen och berörda medarbetare från olika avdelningar, gavs alla kännedom om anbudsanalysens resultat. Samtidigt presenterade Shipley vad som kan förbättras och hur. Resultaten från analysen är nu brett förankrade i organisationen och används av alla olika anbudsteam när nya anbud skrivs, vilket ökar win-raten.

Shipleys anbudsanalys har bidragit till att alla involverade numera har en gemensam terminologi och förståelse för anbudsarbete. Det stöttar ytterligare samarbetet inom organisationen vilket resulterar i en mer effektiv och framgångsrik anbudsutveckling.

Aarsleff Rail är specialiserade inom infrastrukturprojekt för järnvägen. Med över 550 medarbetare i Danmark samarbetar företaget med internationella partners när de ökar värdet för deras kunder. Aarsleff Rail är en del av Aarsleff-koncernen, specialiserade i planering och utförande av stora och komplexa projekt inom infrastruktur, klimatanpassning, miljö-, energi-, bygg- och anläggningsarbete.

Sweco vinner förstudie för utvidgningen av E20 Amager

Det danska Vägdirektoratet upphandlade en genomförbarhetsstudie för utvecklingen av motorvägen E20 Amager. För Sweco var uppdraget viktigt, dels rent affärsstrategiskt, men också som ett tillfälle för att utöka det goda samarbetet med Vägdirektoratet.

Sweco valde att teckna avtal med Shipley för att säkerställa att Swecos kvalifikationer och förståelse för den upphandlade uppgiften kommunicerades på rätt sätt och i linje med vad danska Vägdirektoratet begärde. För Sweco var det viktigt att få en objektiv granskning av de två dokumenten som skulle utvärderas, genomförandebeskrivningen och organisationsupplägget. Shipleys roll blev att genomlysa dokumenten och stämma av att de överensstämde med det som upphandlarna frågade efter, samt att Swecos förståelse av uppgiften och erbjudande tydligt framgick. Särskilt fokus gavs på själva skrivandet av texten samt Shipleys objektiva och externa granskning, istället för en intern bedömning av eget material.

Shipley granskade dokumenten noggrant och gav rekommendationer på att strukturera och formulera om delar av texten. Detta resulterade i att Swecos erbjudande och expertis tydligt framgick. Shipley använde sitt BidBench® analysverktyg för genomlysningen. Slutsatsen var bland annat att strukturen för båda dokumenten skulle vinna mycket på att göras om. Resultatet blev att Swecos viktigaste säljbudskap först togs fram. Det danska Vägdirektoratets frågor behandlades mer ingående och mervärdet från Swecos lösning framgick tydligt för varje fråga.

Uppdraget kan beskrivas som ett nära och konstruktivt samarbete mellan Sweco och Shipley under en kort period. Sweco lämnade in det vinnande anbudet, som kännetecknades av en struktur som var enkel att hitta i och utvärdera med tydliga svar och beskrivningar på frågorna. Vägdirektoratet satte stort värde på Swecos värdeskapande tillvägagångssätt och kundfokuserade lösning.

Sweco planerar och utformar framtidens hållbara samhällen och städer. Sweco levererar kvalificerade tekniska konsulttjänster inom teknik, miljö och arkitektur och utför tiotusentals uppdrag i 70 länder runt om i världen för att säkerställa rent vatten, effektiv infrastruktur och hållbara energilösningar.

UAAB använder Shipley för att anpassa sin utbildningsplan enligt nya EU-regler

Transportstyrelsen ändrade utbildningskraven för Yrkesförarkompetens, enligt nya EU-regler beskrivna i TSFS 2020:29. För UAAB Utbildning AB och andra godkända YKB-utbildare krävdes en anpassning till den nya förordningen med bland annat nya och förstärkta utbildningsinsatser inom vissa moment.

UAAB hade tidigare samarbetat med Shipley när de hade kört fast med att ta fram sin utbildningsplan för YKB-utbildning. Det var framför allt vissa utbildningsmoment där detaljerade beskrivningar skulle göras som ställde till det för UAAB. Shipley satte sig in i regelverket och anpassade beskrivningarna så att de beskrev UAAB:s utbildningar och samtidigt levde upp till de ställda kraven.

Nya EU-regler implementerades i maj 2020 och enligt förordningen skulle en uppdaterad ansökan med ytterligare utbildningsmoment tas fram för att UAAB överhuvudtaget skulle kunna bedriva vidare YKB-utbildning. UAAB kontaktade Shipley på nytt för att ta fram beskrivningar på hur de nya reglerna skulle implementeras i undervisningen av yrkesförare. Genom ett tätt samarbete mellan UAAB och Shipley kunde en komplett ansökan lämnas in i tid. Vid båda tillfällena skedde hela samarbetet via mail och telefon.

Shipley avlastade UAAB genom att självständigt sätta sig in i Transportstyrelsens nya krav och det gällande regelverket. Sedan granskade Shipley den befintliga utbildningsplanen och gav förslag på vilka beskrivningar som skulle göras om eller läggas till. Genom att intervjua instruktörerna dokumenterades de nya och förändrade beskrivningarna av de olika utbildningsmomenten. Efter slutligt godkännande av ledningen var UAAB:s nya Utbildningsplan för Yrkesförare färdig att skickas in till Transportstyrelsen. Som ett resultat kan UAAB fortsätta att utbilda yrkesförare i sina utbildningar.

UAAB Utbildning AB är ett familjeföretag baserat i Härnösand. Förutom YKB-utbildningar håller UAAB maskin- och truckutbildningar för stora som små företag samt privatpersoner. Företaget arrangerar även HLR samt D-HLR-utbildningar.

Hygien Bygg Telge vinner ramavtal med Specialfastigheter

När Specialfastigheter upphandlade ramavtal för bygg- och måleritjänster gjordes först en prekvalificering av anbudsgivare. För att bli kvalificerad fick Hygien Bygg lämna in utförliga beskrivningar av sitt säkerhets- och hållbarhetsarbete. Processer och arbetssätt beskrevs genom KMA-planen, Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö och med detaljerade beskrivningar av den.

Hygien Bygg hade redan ett samarbete med Shipley vilket var en förutsättning för att de på ett effektivt sätt kunde få fram korrekt och komplett material, både för prekvalificeringen och sedan för själva anbudet. Med fokus på utvärderingskriterierna och KMA satte Shipley igång med att projektleda arbetet. Genom att utgå från kundens behov, terminologier och sätt att uttrycka sig, beskrevs arbetsmetoderna ingående. Genom beskrivningar på hur Hygien Bygg arbetar i säkerhetsklassade miljöer kvalificerade de sig och gick vidare till utvärderingen av anbudet.

De inkomna anbuden utvärderades och poängsattes inom fyra områden: pris, projekterfarenhet & referenser, arbetsmetoder samt säkerhet. Hygien Bygg hade vid utvärderingen inte det lägsta priset, men fick maxpoäng för sina beskrivningar, vilket resulterade i att de fick skriva ramavtal. Vid genomgången uttryckte beställaren ”Det här är det bästa anbudet jag har sett”.

Shipley utgick från upphandlingsdokumenten och de ställda kraven. En aktivitetslista togs fram där arbetsuppgifterna fördelades mellan Hygien Bygg och Shipley för att få fram alla fakta innan skrivarbetet påbörjades. På så sätt ramlade inget ”mellan stolarna” och alla beskrivningar innehöll rätt information, utan att bli för omfattande. Fokus låg på att korrekt beskriva hur Hygien Bygg arbetar och hur det överensstämmer med de ställda kraven.

Hygien Bygg Telge AB startades 2006 av sju delägare som tidigare hade varit anställda hos en stor arbetsgivare i Södertälje. Idag är de 45 anställda och har en omsättning på ca 200 miljoner. En viktig del av tillväxten har varit ramavtal som de vunnit via anbud. Idag använder Hygien Bygg Shipley för de mest komplexa anbuden, men övriga skriver de själva.

Logistikbolaget vinner fler privata upphandlingar

Köpcentret i södra Stockholm var mycket nöjdt med Logistikbolagets smarta logistiklösning för hela kedjan från inkommande gods till återvinning. Logistikbolagets interna godsflöde ser till att leveranser kommer in till butikerna enligt önskemål. Samtidigt tar de hand om återvinning och eventuellt avfall och hanterar det. När det var dags att förnya köpcentrets kontrakt på logistiklösning, beslutade fastighetsägaren att göra en större privat upphandling som omfattade fyra köpcentrum i Stockholm.

Logistikbolaget insåg genast att de behövde hjälp för att kunna få in fyra starka anbud. De behövde hjälp med att ta fram en strategi för hur de skulle gå tillväga, samt att paketera sitt erbjudande till kunden. Shipley kontrakterades och fungerade som både projektledare och bollplank under arbetet.

Kunden efterfrågade en liknande logistiklösning till de övriga köpcentren som det befintliga. Eftersom fastigheterna ser olika ut, anpassade Logistikbolaget sitt erbjudande så de fyra anbuden avspeglade lokala krav och behov utan att tappa i kvalitet. Konkurrenterna analyserades och slutsatsen blev att lägga störst fokus på att noga beskriva kundvärdet, för både fastighetsägaren och butiksinnehavarna i anbuden. Shipley tog på sig ”kundens glasögon” och såg till att kundnytta och relevanta mervärden blev tydliga i alla fyra anbud.

Logistikbolaget vann tre av fyra anbud. Det var över deras egen förväntan och de är mycket nöjda.

Arbetet började med att Shipley och Logistikbolaget tillsammans analyserade fastighetsägarens och hyresgästernas behov. Analysen omfattade också marknaden och konkurrenternas styrkor och svagheter. Utifrån analysen tog vi fram en sälj- och anbudsstrategi och en anbudsplan som tydliggjorde innehållet och kundvärdet i de fyra anbuden. Därefter började skrivarbetet.

Logistikbolaget är baserade i Stockholm och har också verksamhet i hela Malmö. Fokus ligger på kundanpassade cirkulära lösningar för varuflöden och återvinning i alla typer av fastigheter, t ex köpcentrum, kontorsfastigheter, gatubutiker, järnvägsstationer och byggarbetsplatser. Lösningarna utformas med utgångspunkt i LEAN och flödesoptimering.

Wilzéns vinner alla anbud sedan samarbetet med Shipley startade

När Wilzéns tidigare hade frågor om anbud vände de sig till upphandlings- och anbudsjurister, men de var inte till mycket hjälp vad gäller anbudsskrivning. De saknade framför allt kunskap om kvalitetsutvärderingar, dvs mjuka värden som t ex kvalitetssystem och miljöarbete och hur det skulle beskrivas i anbuden.

Wilzéns uppfattar Shipley som en värdefull partner som tar upphandlarens perspektiv, granskar texterna ”med beställarens glasögon” och kommer med förslag på ändringar och förbättringar. Företaget vann ett stort och viktigt ramavtal värt flera hundra miljoner kronor när Shipley framför allt hade arbetat med frågorna som utgjorde kvalitetsutvärderingen. Där fick Wilzéns maxpoäng och vann. Just nu är böckerna fyllda med jobb för Wilzéns, sedan samarbetet med Shipley startade har de vunnit alla anbud!

Tryggheten med att få med sig svar på alla frågor, samtidigt som alla beskrivningar blir riktade till de som ska utvärdera känns mycket bra. Tillförlitligheten med att arbeta med Shipley som har stor erfarenhet och kunnande om offentliga upphandlingar är ett stort värde för Wilzéns. ”Vi får en lista via mail om vad som ska göras. Det är hur bra som helst.”

Shipley arbetar alltid ur slutkundens/utvärderarens perspektiv. Allt för att Shipleys kund ska få högsta poäng och vinna vid mervärdes- och övriga upphandlingar. Då kräver utvärderaren utförliga beskrivningar t ex på hur arbetet ska utföras, hur leverantören lever upp till ställda krav och vad det innebär för projektet. Idag har Wilzéns och Shipley ett ramavtal som gör det enkelt inför nästa upphandling, ett mail med förfrågningsunderlaget så är samarbetet igång.

Wilzéns, baserade i Linköping, startade år 2001 och består idag av flera operativa verksamheter – Bygg, Mark, Måleri och HTC-slipning. Genom åren har uppdragen stadigt utökats, både i antal, bredd och omfattning, bland annat i form av ramavtal och större entreprenader. Idag omsätter Wilzéns flera hundra miljoner och har ett sjuttiotal engagerade medarbetare. 2012 blev Wilzéns Byggtjänst nominerade till Gasellen, som ett av de snabbast växande företagen i regionen.