Som en av Danmarks ledande leverantörer till Banedanmarks infrastrukturprojekt vinner Aarsleff Rail många anbud – men förlorar också några. Konkurrensen hårdnar i branschen och nya leverantörer försöker komma in på den danska marknaden. För att fortsatt kunna hålla fast som en ledande aktör är det viktigt för Aarsleff Rail att fortsatt utveckla sin kompetens inom anbudsskrivning.

Aarsleff Rail insåg att de hade ett behov av att få en extern analys över hur utvärderarna uppfattar deras anbud. På så sätt ökade de sin förståelse hur de skulle kompetensutveckla sig inom de ”mjuka” områdena i anbuden. Målet var att öka sina poäng vid kvalitetsutvärderingar – och på så sätt vinna fler affärer. Aarsleff Rail hade dessutom behov för att sprida kompetensen brett inom organisationen för att säkra att de nya kunskaperna blev förankrade i kommande anbud.

Shipley utgick från Aarsleff Rails behov och tog fram ett förbättringsarbete för kommande anbud
Shipley satte sig in i Aarsleff Rails behov och utmaningar på den allt mer pressade marknaden. Med BidBench® analysverktyg gjordes en grundlig analys av 7 utvalda och redan inlämnade anbud samt utvärderingsrapporter. Där såg Shipley snabbt utmärkande mönster och trender baserade på upphandlarnas utvärderingar. T ex vilka fel och brister som utvärderarna påpekade; inom vilka områden (organisation, metoder, kvalitet, etc) som positiva & negativa kommentarer och betyg ges; samt genomgående mönster och trender.

”Genom ett professionellt och framgångsrikt samarbete har Shipleys analys hjälpt oss att uppdatera vår baskunskap inom anbudsskrivning, och deras slutsatser har gett oss verktyg till att optimera våra anbud ytterligare i framtiden.”

Kim Bruun
Kontrakts- och anbudschef

Genom workshops med företagsledningen och berörda medarbetare från olika avdelningar, gavs alla kännedom om anbudsanalysens resultat. Samtidigt presenterade Shipley vad som kan förbättras och hur. Resultaten från analysen är nu brett förankrad i organisationen och används av alla olika anbudsteam när nya anbud skrivs, vilket ökar win-raten.

Shipleys anbudsanalys har bidragit till att alla involverade numera har en gemensam terminologi och förståelse för anbudsarbete. Det stöttar ytterligare samarbetet inom organisationen vilket resulterar i en mer effektiv och framgångsrik anbudsutveckling.

Aarsleff Rail är specialiserade inom infrastrukturprojekt för järnvägen. Med över 550 medarbetare i Danmark samarbetar företaget med internationella partners när de ökar värdet för deras kunder. Aarsleff Rail är en del av Aarsleff-koncernen, specialiserade i planering och utförande av stora och komplexa projekt inom infrastruktur, klimatanpassning, miljö-, energi-, bygg- och anläggningsarbete.

Det danska Vägdirektoratet upphandlade en genomförbarhetsstudie för utvecklingen av motorvägen E20 Amager. För Sweco var uppdraget viktigt, dels rent affärsstrategiskt, men också som ett tillfälle för att utöka det goda samarbetet med Vägdirektoratet.

Sweco valde att teckna avtal med Shipley för att säkerställa att Swecos kvalifikationer och förståelse för den upphandlade uppgiften kommunicerades på rätt sätt och i linje med vad danska Vägdirektoratet begärde. För Sweco var det viktigt att få en objektiv granskning av de två dokumenten som skulle utvärderas, genomförandebeskrivningen och organisationsupplägget. Shipleys roll blev att genomlysa dokumenten och stämma av att de överensstämde med det som upphandlarna frågade efter, samt att Swecos förståelse av uppgiften och erbjudande tydligt framgick. Särskilt fokus gavs på själva skrivandet av texten samt Shipleys objektiva och externa granskning, istället för en intern bedömning av eget material.

”Shipleys rådgivning gav en god förståelse för de viktigaste skillnaderna mellan en traditionell ingenjörsrapport och ett riktat anbud. Dessutom säkerställde Shipleys granskning en mer exakt och objektiv beskrivning av Swecos erbjudande. Shipleys råd var pricken över i.”

Mathias Sdun
Projektchef, Roads East, Traffic Planning

Shipley granskade dokumenten noggrant och gav rekommendationer på att strukturera och formulera om delar av texten. Detta resulterade i att Swecos erbjudande och expertis tydligt framgick. Shipley använde sitt BidBench® analysverktyg för genomlysningen. Slutsatsen var bland annat att strukturen för båda dokumenten skulle vinna mycket på att göras om. Resultatet blev att Swecos viktigaste säljbudskap först togs fram. Det danska Vägdirektoratets frågor behandlades mer ingående och mervärdet från Swecos lösning framgick tydligt för varje fråga.

Uppdraget kan beskrivas som ett nära och konstruktivt samarbete mellan Sweco och Shipley under kort period. Sweco lämnade in det vinnande anbudet, som kännetecknades av en struktur som var enkel att hitta i och utvärdera med tydliga svar och beskrivningar på frågorna. Vägdirektoratet satte stort värde på Swecos värdeskapande tillvägagångssätt och kundfokuserade lösning

Sweco planerar och utformar framtidens hållbara samhällen och städer. Sweco levererar kvalificerade tekniska konsulttjänster inom teknik, miljö och arkitektur och utför tiotusentals uppdrag i 70 länder runt om i världen för att säkerställa rent vatten, effektiv infrastruktur och hållbara energilösningar.

Transportstyrelsen ändrade utbildningskraven för Yrkesförarkompetens, enligt nya EU-regler beskrivna i TSFS 2020:29. För UAAB Utbildning AB och andra godkända YKB-utbildare krävdes en anpassning till nya förordningen med bland annat nya och förstärkta utbildningsinsatser inom vissa moment.

UAAB hade tidigare samarbetat med Shipley när de hade kört fast med att ta fram sin utbildningsplan för YKB-utbildning. Det var framför allt vissa utbildningsmoment där detaljerade beskrivningar skulle göras som ställde till det för UAAB. Shipley satte in sig i regelverket och anpassade beskrivningarna så att de beskrev UAAB:s utbildningar och samtidigt levde upp till de ställda kraven.

Nya EU-regler implementerades i maj 2020 och enligt förordningen skulle en uppdaterad ansökan med ytterligare utbildningsmoment tas fram för att UAAB överhuvudtaget skulle kunna bedriva vidare YKB-utbildning. UAAB kontaktade Shipley på nytt för att ta fram beskrivningar på hur de nya reglerna skulle implementeras i undervisningen av yrkesförare. Genom ett tätt samarbete mellan UAAB och Shipley kunde en komplett ansökan lämnas in i tid. Vid båda tillfällena skedde hela samarbetet via mail och telefon.

”Samarbetet med Shipley fungerar så smidigt och bra.
Eftersom vi hade samarbetat tidigare visste jag att Shipley är enormt duktiga och skulle få till det igen.
Jag tvekar inte att använda Shipley nästa gång.”

Chatarina Bäckman
VD, UAAB Utbildning AB

Shipley avlastade UAAB genom att självständigt sätta sig in i Transportstyrelsens nya krav och det gällande regelverket. Sedan granskade Shipley den befintliga utbildningsplanen och gav förslag på vilka beskrivningar som skulle göras om eller läggas till. Genom att intervjua instruktörerna dokumenterades de nya och förändrade beskrivningarna av de olika utbildningsmomenten. Efter slutligt godkännande av ledningen var UAAB:s nya Utbildningsplan för Yrkesförare färdig att skickas in till Transportstyrelsen. Som ett resultat kan UAAB fortsätta att utbilda yrkesförare i sina utbildningar.

UAAB Utbildning AB är ett familjeföretag baserat i Härnösand. Förutom YKB-utbildningar håller UAAB maskin- och truckutbildningar för stora som små företag samt privatpersoner. Företaget arrangerar även HLR samt
D-HLR-utbildningar.

När Specialfastigheter upphandlade ramavtal för bygg- och måleritjänster gjordes först en prekvalificering av anbudsgivare. För att bli kvalificerad fick Hygien Bygg lämna in utförliga beskrivningar av sitt säkerhets- och hållbarhetsarbete. Processer och arbetssätt beskrevs genom KMA-planen, Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö och med detaljerade beskrivningar av den.

Hygien Bygg hade redan ett samarbete med Shipley vilket var en förutsättning för att de på ett effektivt sätt kunde få fram korrekt och komplett material, både för prekvalificeringen och sedan för själva anbudet. Med fokus på utvärderingskriterierna och KMA satte Shipley igång med att projektleda arbetet. Genom att utgå från kundens behov, terminologier och sätt att uttrycka sig, beskrevs arbetsmetoderna ingående. Genom beskrivningar på hur Hygien Bygg arbetar i säkerhetsklassade miljöer kvalificerade de sig och gick vidare till utvärderingen av anbudet.

De inkomna anbuden utvärderades och poängsattes inom fyra områden: pris, projekterfarenhet & referenser, arbetsmetoder samt säkerhet. Hygien Bygg hade vid utvärderingen inte det lägsta priset, men fick maxpoäng för sina beskrivningar, vilket resulterade i att de fick skriva ramavtal. Vid genomgången uttryckte beställaren ”Det här är det bästa anbudet jag har sett”.

”Vårt samarbete med Shipley har gett oss stor nytta. Nu har vi grunden att stå på och vi vet hur vi ska göra. Shipley är väldigt kompetenta, duktiga och erfarna. De vet vad som krävs, de är väldigt proffsiga helt enkelt.”

Nicklas Davén
VD, Hygien Bygg Telge AB

Shipley utgick från upphandlingsdokumenten och de ställda kraven. En aktivitetslista togs fram där arbetsuppgifterna fördelades mellan Hygien Bygg och Shipley för att få fram all fakta innan skrivarbetet påbörjades. På så sätt ramlande inget ”mellan stolarna” och alla beskrivningar innehöll rätt information, utan att bli för omfattande. Fokus låg på att korrekt beskriva hur Hygien Bygg arbetar och hur det överensstämmer med de ställda kraven.

Hygien Bygg Telge AB startades 2006 av sju delägare som tidigare hade varit anställda hos en stor arbetsgivare i Södertälje. Idag är de 45 anställda och har en omsättning på ca 200 miljoner. En viktig del av tillväxten har varit ramavtal som de vunnit via anbud. Idag använder Hygien Bygg Shipley för de mest komplexa anbuden, men övriga skriver de själva.

Köpcentret i södra Stockholm var mycket nöjda med Logistikbolagets smarta logistiklösning för hela kedjan från inkommande gods till återvinning. Logistikbolagets interna godsflöde ser till att leveranser kommer in till butikerna enligt önskemål. Samtidigt tar de hand om återvinning och eventuellt avfall och hanterar det. När det var dags att förnya köpcentrets kontrakt på logistiklösning, beslutade fastighetsägaren att göra en större privat upphandling som omfattade fyra köpcentrum i Stockholm.

Logistikbolaget insåg genast att de behövde hjälp för att kunna få in fyra starka anbud. De behövde hjälp med att ta fram en strategi för hur de skulle gå tillväga, samt att paketera sitt erbjudande till kunden. Shipley kontrakterades och fungerade som både projektledare och bollplank under arbetet.

Kunden efterfrågade en liknande logistiklösning till de övriga köpcentren som det befintliga. Eftersom fastigheterna ser olika ut, anpassade Logistikbolaget sitt erbjudande så de fyra anbuden avspeglade lokala krav och behov utan att tappa i kvalitet. Konkurrenterna analyserades och slutsatsen blev att lägga störst fokus på att noga beskriva kundvärdet, för både fastighetsägaren och butiksinnehavarna i anbuden. Shipley tog på sig ”kundens glasögon” och såg till att kundnytta och relevanta mervärden blev tydliga i all fyra anbud.

Logistikbolaget vann tre av fyra anbud. Det var över deras egen förväntan och de är mycket nöjda.

”Det var väldigt lärorikt att samarbete med Shipley. Vi lärde oss att förstå vad som är viktigt, hur vi extraherar kundvärdet samt hur vi ska skriva till kunden. Det har vi haft stor glädje av efteråt och vi använder oss fortfarande av det.”

Lars Ivarsson
VD, Logistikbolaget i Sverige AB

Shipley tog en aktiv roll och började med strategiframtagningen genom att göra en Capture-analys tillsammans med Logistikbolaget. Först analyserade vi kunden, i det här fallet fastighetsägaren och hyresgästerna. Sedan gjorde vi en genomlysning av marknaden inklusive konkurrenterna och deras styrkor och svagheter. Baserat på strategin, tog vi fram en anbudsplan fram där vi listade vad som skulle ingå i de olika anbuden. Sedan började skrivarbetet.

Logistikbolaget är baserade i Stockholm och har också verksamhet i hela Malmö. Fokus ligger på kundanpassade cirkulära lösningar för varuflöden och återvinning i alla typer av fastigheter, t ex köpcentrum, kontorsfastigheter, gatubutiker, järnvägsstationer och byggarbetsplatser. Lösningarna utformas med utgångspunkt i LEAN och flödesoptimering.

När Wilzéns tidigare hade frågor om anbud vände de sig till upphandlings- och anbudsjurister, men de var inte till mycket hjälp vad gäller anbudsskrivning. De saknade framför allt kunskap om kvalitetsutvärderingar, dvs mjuka värden som t ex kvalitetssystem och miljöarbete och hur det skulle beskrivas i anbuden.

Wilzéns uppfattar Shipley som en värdefull partner som tar upphandlarens perspektiv, granskar texterna ”med kundens glasögon” och kommer med förslag på ändringar och förbättringar. Företaget vann ett stort och viktigt ramavtal på fler hundra miljoner kronor när Shipley framför allt hade arbetat med frågorna som utgjorde kvalitetsutvärderingen. Där fick Wilzéns maxpoäng och vann. Just nu är böckerna fyllda med jobb för Wilzéns, sedan samarbetet med Shipley startade har de vunnit alla anbud!

Tryggheten med att få med sig svar på alla frågor, samtidigt som alla beskrivningar blir riktade till de som ska utvärdera känns mycket bra. Tillförlitligheten med att arbeta med Shipley som har stor erfarenhet och kunnande om offentliga upphandlingar är ett stort värde för Wilzéns. ”Vi får en lista via mail om vad som ska göras. Det är hur bra som helst.”

”Vi är duktiga på att räkna på pris och göra kalkyler, men vi kan inte göra lika bra beskrivningar vid kvalitetsutvärderingar, vi har inte den kompetensen. Vi är så nöjda så att jag har rekommenderat Shipley till andra företag.”

Andreas Wilzén
VD, Wilzéns Byggtjänst AB

Shipley arbetar alltid ur slutkundens/utvärderarens perspektiv. Allt för att Shipleys kund ska få högsta poäng och vinna vid mervärdes- och övriga upphandlingar. Då kräver utvärderaren utförliga beskrivningar t ex på hur arbetet ska utföras, hur leverantören lever upp till ställda krav och vad det innebär för projektet. Idag har Wilzéns och Shipley ett ramavtal som gör det enkelt inför nästa upphandling, ett mail med förfrågningsunderlaget så är samarbetet igång.

Wilzéns, baserade i Linköping, startade år 2001 och består idag av flera operativa verksamheter – Bygg, Mark, Måleri och HTC-slipning. Genom åren har uppdragen stadigt utökats, både i antal, bredd och omfattning, bland annat i form av ramavtal och större entreprenader. Idag omsätter Wilzéns 300 miljoner och har ett sjuttiotal engagerade medarbetare. 2012 blev Wilzéns Byggtjänst nominerade till Gasellen, som ett av de snabbast växande företagen i regionen.